KSeF (Krajowy System e-Faktur) gromadzi wszystkie faktury kosztowe Twojej firmy w jednym, ustandaryzowanym rejestrze. To zmienia rozliczanie kosztów w jednej, konkretnej rzeczy: po raz pierwszy możesz łatwo policzyć, ile naprawdę wydajesz na powtarzalne opłaty, i porównać je miesiąc do miesiąca, zamiast szukać faktur po skrzynkach e-mail i portalach dostawców.
Przed KSeF: koszty rozproszone i niepoliczalne
Do tej pory faktury kosztowe trafiały do firmy różnymi kanałami: PDF w mailu, panel dostawcy, papier, czasem skan. Każdy dokument w innym formacie, w innym miejscu. Policzenie, ile rocznie kosztuje pojedyncza subskrypcja albo czy dostawca po cichu podniósł cenę, wymagało żmudnej, ręcznej pracy w Excelu, której prawie nikt nie robił regularnie.
Po KSeF: jedno źródło prawdy o wydatkach
KSeF ustawia wszystkie faktury kosztowe w jednym formacie i w jednym miejscu. Dzięki temu dane da się odczytać maszynowo i porównać: ten sam dostawca, ta sama pozycja, kolejne miesiące. To fundament, na którym można zbudować realną kontrolę kosztów, a nie kolejny obowiązek sprawozdawczy.
Mając komplet ustandaryzowanych faktur, łatwo zauważyć cztery rzeczy, które wcześniej ginęły: cykliczne subskrypcje, duplikaty płatności, podwyżki cen i nowych dostawców. Każda z nich to potencjalny wyciek pieniędzy.
Co z tym zrobić w praktyce
Sam dostęp do faktur w KSeF nie oznacza jeszcze oszczędności. Dane trzeba przeczytać i porównać. Tu wchodzi Leakly: czyta faktury kosztowe z KSeF, automatycznie wykrywa wycieki kosztów i pokazuje jedną kwotę do odzyskania w skali roku. Jeśli prowadzisz biuro rachunkowe, ten sam mechanizm działa dla całego portfela klientów z jednego panelu.
Faktury to dane wrażliwe, dlatego trzymamy je w UE i izolujemy na poziomie bazy. Szczegóły opisujemy na stronie Bezpieczeństwo.
Najczęstsze pytania
Czy KSeF jest obowiązkowy?
Krajowy System e-Faktur staje się obowiązkowym sposobem wystawiania i odbierania faktur dla przedsiębiorców w Polsce. W praktyce oznacza to, że Twoje faktury kosztowe trafiają do jednego, ustandaryzowanego rejestru.
Co KSeF zmienia w analizie kosztów?
Wcześniej faktury kosztowe były rozproszone po skrzynkach e-mail, PDF-ach i portalach dostawców. KSeF gromadzi je w jednym miejscu i w jednym formacie, więc po raz pierwszy da się je realnie porównać i policzyć powtarzalne opłaty.
Czy Leakly potrzebuje dostępu do mojego banku?
Nie. Leakly opiera się wyłącznie o faktury z KSeF i nie podłącza konta bankowego, dzięki czemu zostaje poza regulacją AISP.
Zobacz w 5 minut, ile odzyskasz z faktur w KSeF.