Kontrola kosztów firmy w erze KSeF zaczyna się od jednej rzeczy: czytania faktur kosztowych z jednego, ustandaryzowanego rejestru i systematycznego wyłapywania powtarzalnych wycieków. W praktyce oznacza to porównywanie kolejnych faktur od tych samych dostawców, żeby wychwycić ciche subskrypcje, duplikaty płatności i podwyżki cen, zamiast szukać dokumentów po skrzynkach e-mail i liczyć je ręcznie w Excelu. Poniżej pokazujemy, jak ułożyć ten proces krok po kroku.
Dlaczego KSeF zmienia kontrolę kosztów
Wcześniej faktury kosztowe były rozproszone: PDF w mailu, panel dostawcy, papier, skan. Każdy dokument w innym formacie i w innym miejscu, więc realna kontrola kosztów wymagała żmudnej, ręcznej pracy, której prawie nikt nie robił regularnie. KSeF zbiera te faktury w jednym rejestrze i jednym formacie, dzięki czemu po raz pierwszy da się je odczytać maszynowo i porównać miesiąc do miesiąca. Więcej o samym przejściu piszemy w artykule jak KSeF zmienia rozliczanie kosztów firmy.
Cztery wycieki, które trzeba kontrolować
Mając komplet ustandaryzowanych faktur, kontrolę kosztów warto zawęzić do czterech powtarzalnych wzorców, które najczęściej drenują budżet: cykliczne subskrypcje, o których firma zapomniała, duplikaty faktur (ta sama usługa opłacona dwa razy), podwyżki dostawców rosnące po cichu z faktury na fakturę oraz nowi dostawcy pojawiający się pierwszy raz. Jak rozpoznać każdy z nich, opisujemy w artykule o wykrywaniu wycieków kosztów.
Jak ułożyć proces krok po kroku
Praktyczna kontrola kosztów sprowadza się do trzech kroków: zaimportuj faktury kosztowe z KSeF, porównaj je po dostawcy, kwocie i dacie, a następnie działaj na konkretnych pozycjach zamiast na ogólnym poczuciu, że jest drogo. Najwięcej daje regularność: skoro faktury i tak spływają do KSeF na bieżąco, kontrolę warto uruchamiać po każdym imporcie, a nie raz do roku.
Tu wchodzi Leakly. Czyta faktury kosztowe z KSeF, automatycznie porównuje je między sobą i pokazuje jedną kwotę do odzyskania w skali roku. Jeśli prowadzisz biuro rachunkowe, ten sam mechanizm działa dla całego portfela klientów z jednego panelu, z raportem PDF per firma.
Faktury to dane wrażliwe, dlatego trzymamy je w UE i izolujemy na poziomie bazy. Szczegóły opisujemy na stronie Bezpieczeństwo.
Najczęstsze pytania
Od czego zacząć kontrolę kosztów w firmie?
Od jednego, kompletnego źródła faktur kosztowych. W erze KSeF wszystkie faktury trafiają do jednego rejestru w jednym formacie, więc zamiast szukać dokumentów po skrzynkach e-mail, zaczynasz od ich porównania: które opłaty są cykliczne, które się powtarzają i które rosną.
Jak znaleźć ukryte koszty w firmie?
Ukryte koszty to najczęściej cykliczne płatności, o których firma zapomniała, duplikaty faktur i ciche podwyżki cen. Wyłapiesz je, zestawiając kolejne faktury od tego samego dostawcy. Leakly robi to automatycznie na podstawie faktur z KSeF i pokazuje jedną kwotę do odzyskania w skali roku.
Jak często kontrolować koszty firmy?
Najlepiej w sposób ciągły, a nie raz do roku. Skoro faktury kosztowe i tak spływają do KSeF na bieżąco, kontrola kosztów może działać po każdym imporcie: nowy dostawca, podwyżka albo duplikat są wychwytywane od razu, a nie przy zamknięciu roku.
Czy do kontroli kosztów potrzebuję dostępu do konta bankowego?
Nie. Kontrola kosztów oparta o faktury z KSeF nie wymaga podłączania banku. Leakly analizuje wyłącznie faktury kosztowe i nie ma dostępu do Twojego konta, dzięki czemu zostaje poza regulacją AISP.
Zobacz w 5 minut, ile odzyskasz z faktur w KSeF.